FAQ OSB-Keurmerk

1. Wat is het OSB-Keurmerk?

Het OSB-Keurmerk is een belangrijke graadmeter voor kwaliteit voor opdrachtgevers. Alleen OSB-leden mogen met het speciale OSB-Keurmerk logo voeren en ermee naar buiten treden. Bijvoorbeeld op hun briefpapier of als sticker op het raam van de vestiging. Het OSB-Keurmerk stelt eisen aan schoonmaak- en glasbewassersbedrijven die lid zijn van de OSB. De eisen hebben betrekking op:

– De administratieve inrichting wat betreft financiën en personele zaken van hun onderneming, zodat tenminste wettelijke verplichtingen aantoonbaar worden nagekomen (NEN 4400-1 norm).
– Voorwaarden die leiden tot een goede en verantwoordelijk uitvoering van de werkzaamheden (OSB pluseisen).
– De Code Verantwoordelijk Marktgedrag; een initiatief om duurzame marktverhoudingen in de
schoonmaak en glazenwassersector te verbeteren.

Eén of tweemaal controleert de OSB via een externe inspectie instantie of de aangesloten leden zich houden aan de in het Keurmerk gestelde eisen. Indien dit niet het geval is wordt het lidmaatschap ontnomen.
De NEN 4400-1 (de norm van de Stichting Normering Arbeid) maakt dus onderdeel uit van het OSB-Keurmerk. Ondernemingen zijn na het behalen van de NEN 4400-1 beoordeeld op hun verplichtingen uit arbeid, te weten:

– de identificatie van de onderneming;de aangifte en afdracht van verschuldigde loonheffingen en
  omzetbelasting;
– loonbetaling niet in strijd met de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag;
– het uitvoeren van identiteitscontrole en controle op het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland;
– het voorkomen van risico’s op aansprakelijkstelling en boetes voortvloeiend uit in- en doorlenen of
  uitbesteden van werk.

2. Waarom is het OSB-Keurmerk nodig?

De schoonmaaksector heeft de afgelopen jaren veel ontwikkelingen meegemaakt. Voorbeelden hiervan zijn de verharding van de marktverhoudingen door teruglopende schoonmaakbudgetten, scherpe prijsconcurrentie en kortlopende contracten. Veel partijen spelen hierbij een rol, waaronder opdrachtgevers en makelaars. OSB vindt echter dat schoonmaakbedrijven zelf een leidende rol moeten pakken. Het stellen van gerichte eisen aan de leden van OSB is een belangrijke eerste stap om meer transparantie te brengen, in de sector èn de markt. Daarnaast ook om verantwoordelijkheid te nemen voor de ontwikkeling van duurzame marktcondities.

3. Is het OSB-Keurmerk verplicht voor alle leden?

Ja, tijdens de Algemene Ledenvergadering van 15 december 2011 is besloten dat het OSB-Keurmerk geldt voor alle aangesloten leden. Alle leden krijgen een ruime periode (een jaar) om te voldoen aan de eisen die het Keurmerk stelt. Uiteraard wordt veel informatie verstrekt en wordt ondersteuning geboden door de OSB om te zorgen dat ieder lid ook kan voldoen aan de eisen van het OSB-Keurmerk.

5. Ik ben geen OSB lid, kan ik het OSB-Keurmerk dan behalen?

Het OSB-Keurmerk behalen kan door lid te worden van de OSB. Na het voldoen aan de voorwaarden om lid te worden volgt de procedure om het OSB-Keurmerk te behalen. Na het succesvol invoeren van het OSB-Keurmerk en de controle daarop middels de externe inspectie bent u OSB lid. Het OSB-Keurmerk stelt specifieke eisen die alleen gelden voor leden. Niet-leden kunnen daarom het OSB-Keurmerk niet behalen. Dergelijke regelingen gelden ook in andere branches, zoals de uitzendbranche (denk aan ABU of NBVU) of de automobielbranche (BOVAG).

Uiteraard kunnen niet-leden wel de NEN 4400-1 norm behalen en zich aansluiten bij de Stichting Normering Arbeid of de Code Verantwoordelijk Marktgedrag onderschrijven, maar dan profiteert u niet van collectieve voordelen als het collectief inkopen van certificeringsdiensten of de communicatie rondom het OSB-Keurmerk logo.

6. Hoe worden controles gehouden?

Gedurende de eerste twee jaar wordt ieder lid tweemaal gecontroleerd op de bepalingen van het OSB-Keurmerk middels een inspectie door een externe controlerende instantie. Pas na toetsing door inspecteurs, die toetsen op basis van de eisen die gesteld worden door de stichting Normering van de Arbeid (sNA) èn de specifieke eisen die de OSB stelt, kan worden beslist over toekenning van het OSB-Keurmerk certificaat.

Na een periode van twee jaar en na een verklaring van ondermeer de Belastingdienst over het betalingsgedrag wordt de frequentie tenminste eenmaal per jaar. Het OSB-Keurmerk kent eveneens de mogelijkheid van onaangekondigde controles en controles op basis van signalen van derden. Op basis van meldingen kan besloten worden tot tussentijdse controles.

7. Waar staat precies waar ik aan moet voldoen?

Op www.osb.nl is alle informatie te vinden over het Keurmerk. Een samenvatting van de belangrijkste bepalingen van het Keurmerk is daar te vinden evenals de OSB-Keurmerk quickscan die ingevuld kan worden om te bezien in welke mate uw organisatie al voldoet aan de gestelde eisen.

8. Ik heb al NEN 4400-1, hoe nu verder?

Alle huidige OSB-leden worden daartoe in 2012 geïnspecteerd. Bedrijven die reeds (voor 1 januari 2012) beschikken over een NEN 4400-1 behouden dit uiteraard, maar moeten op een aantal aanvullende eisen worden getoetst om over het OSB-Keurmerk te kunnen beschikken. Tijdens de reguliere volgende inspectie door een door de SNA erkende toetsingsorganisatie kan dan aandacht worden besteed aan de onderdelen van het OSB-Keurmerk die voorheen niet geïnspecteerd zijn, te weten de Code Verantwoordelijk Marktgedrag en de OSB plus eisen.

9. Waar kan ik ondersteuning verkrijgen?

– Voor OSB-leden worden in het voorjaar van 2012 speciale voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd.
– Ook verschijnt er een speciale brochure met tips hoe het beste de invoering van het OSB-Keurmerk kan plaatsvinden.

10. Wat levert het OSB-Keurmerk me op?

OSB onderscheidt zich in de markt door de strikte eisen die zij stelt aan haar leden.
Opdrachtgevers zullen daarom meer vertrouwen hebben in OSB-leden die het Keurmerk voeren.

Ieder OSB-lid profiteert maximaal van het lidmaatschap door campagnes vanuit OSB om het
OSB-keurmerk te versterken. Bijvoorbeeld met uitingen op internet, advertenties en radiocommercials. Deze campagnes zijn gericht op opdrachtgevers van de OSB-leden.

Ook gaat veel gesproken worden in 2012 met facility managers, inkopers en ook de politiek om daarmee te laten zien dat de OSB zijn verantwoordelijkheid neemt om echt werk te maken van meer transparantie in de markt. Het OSB-Keurmerk is daarbij een belangrijk instrument om te zorgen voor het herstellen van vertrouwen.

Certificerende organisaties waarmee gesproken is hebben reeds aangegeven dat OSB voordelen kunnen behalen door gebruik te maken van collectieve regelingen waardoor ook het auditten van bijvoorbeeld ISO kwaliteitsmanagementsystemen en VCA goedkoper kunnen worden en efficiënter kunnen plaatsvinden.

11. Wat zijn de kosten van het OSB-Keurmerk?

De kosten van het OSB-Keurmerk hebben betrekking op de eenmalige aanmelding bij de Stichting Normering Arbeid (SNA) (€ 140) , de jaarlijkse contributie en de registratie (€ 220,-) en de kosten voor de inspectie.
OSB hecht ontzettend veel waarde aan een onafhankelijke controle. Daarom worden inspecteurs van certificerende instanties ingezet die zijn goedgekeurd door de Stichting Normering Arbeid en waarmee afspraken zijn gemaakt om ook te toetsen op specifieke OSB zaken in een zogenaamd harmonisatieoverleg. De kosten van de inspectie zijn afhankelijk van de grootte van de te inspecteren organisatie. Een kleine organisatie kan toe met een inspectiebezoek van een halve dag. Hierdoor blijven de kosten beperkt tot maximaal € 500,- per keer. De middelgrote organisaties zijn circa een dag kwijt aan een inspectie. De kosten die betrekking hebben op ondersteuning bij de invoering en de communicatie rondom het OSB-Keurmerk logo neemt de OSB voor zijn rekening.

12. Waar kan ik zien welke bedrijven het OSB-Keurmerk hebben?

Gecertificeerde ondernemingen worden gepubliceerd op de website van de OSB (www.osb.nl), als op de website van de Stichting Normering Arbeid (www.normeringarbeid.nl).

13. Wat is het verschil tussen de Code en het OSB-Keurmerk?

De Code Verantwoordelijk Marktgedrag heeft alleen betrekking op de gedragsregels die de gehele branche graag met elkaar afspreekt. De Code kan ook ondertekend worden door opdrachtgevers. Het OSB-Keurmerk kent veel zwaardere eisen en geldt uitsluitend voor OSB leden.

14. Als ik me houd aan de Code, krijg ik dan automatisch het OSB-Keurmerk?

Nee, slechts na het doorlopen van de procedure (aanmelden bij de OSB en SNA en het invoeren van het OSB-Keurmerk, waarna het inspectiebezoek volgt) wordt het OSB-Keurmerk verkregen.

 15. Hoe weet ik welke inspectie instellingen het OSB-Keurmerk mogen inspecteren?

De inspectie instellingen bestaan uit de preferred suppliers, waarmee OSB intensief samenwerkt. Ook is het mogelijk een andere leverancier te kiezen, waarmee OSB een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten. Op www.osb.nl vindt u een overzicht van alle inspectie instellingen waarmee een samenwerkingsovereenkomst is afgesloten.

16. Hoe weet ik of ik niet te veel betaal?

Met de preferred suppliers hebben we tarieven afgesproken waarin een onderscheid gemaakt wordt tussen grote bedrijven en ook kleine bedrijven, waar inspecties van een halve dag mogelijk zijn na een bepaalde periode. Vraag vooral bij meerdere inspecties instellingen offertes aan, waardoor u een goed beeld krijgt van aanpak en tarieven. Desgewenst kunt u de OSB-Keurmerk helpdesk om advies vragen (OSBKeurmerk@osb.nl).

17. Ik heb een klein bedrijf waar minder dan 20 mensen werken. Kost een inspectie me dan een hele dag?

Dat hangt sterk van uw situatie af. het kan zijn dat een eerste inspectie een dag kost maar dat daarna zowel de bezoekfrequentie als ook het aantal in te zetten uren naar beneden kan. Ook hier raden we aan om meerdere offertes aan te vragen en om een vergelijk te maken.

Auteur Nico Koch

Beleidssecretaris KAM en Economie