Frequently Asked Questions Code Verantwoordelijk Marktgedrag

De veelgestelde vragen en bijbehorende antwoorden staan hieronder beschreven,
geordend op basis van onderstaande hoofdonderwerpen:

Uitleg code

Procedureel

Klachtenafhandeling

Toepassing code / advies voor leden


Uitleg code 
Waarom is deze Code nodig? 
De schoonmaaksector is een dynamische sector. Veel facilitaire diensten zijn de
laatste jaren uitbesteed aan gespecialiseerde bedrijven en ook aanbesteed.
Naast efficiency voordelen, leidde dit ook tot een zwaardere druk op de prijs dan op
kwaliteit, vakmanschap en betrokkenheid. De code is bedoeld om dit weer in
evenwicht te brengen.

Wat is het belangrijkste probleem dat opgelost moet worden? 
Het uitgangspunt in het aanbestedingsproces moet liggen bij de kwaliteit van de
uitvoering van het schoonmaakwerk, en niet op de laagste prijs. Door de flinke
concurrentie in de schoonmaaksector, zijn de verhoudingen onder druk komen te
staan. Er is behoefte aan realiteitszin inzake het gedrag onderling.

Zal de schoonmaakwereld op korte termijn volledig anders zijn als iedereen de
Code ondertekent?
Nee. De Code is een moreel appel, het willen en mogen aanspreken op fatsoen, op
waarden en normen. Dit vraagt een gedragsverandering van alle partijen; van zowel
opdrachtgevers, schoonmaakbedrijven, intermediairs en werknemers. Deze
verandering van gedrag kost tijd. Alle partijen zullen zich in moeten zetten om tot
gezonder marktgedrag te komen. Dit vraagt inspanningen over een langere periode en
vooral ook de overtuiging en wil om tot gedragsverbetering te komen.

Hoe moet de Code in de praktijk worden toegepast?
De Code richt zich vooral op het brengen van evenwicht tussen prijs en kwaliteit: een
faire prijs voor een fatsoenlijk product dat op verantwoorde wijze tot stand komt. Dat
evenwicht was de laatste jaren steeds verder te zoeken. Het doen en laten van alle
partijen (in het bijzonder opdrachtgevers en opdrachtnemers) moet daarop zijn gericht.
De Codecommissie zal daar de komende tijd ook meer handen en voeten aan gaan
geven met beschrijving van goede (en slechte) praktijkvoorbeelden. Op basis van
deze praktijkervaringen zullen ook opleidingsmodules ontwikkeld gaan worden. Dit
alles om u inzicht te geven in het met de Code beoogde gewenst gedrag.

Wat is nu verantwoord marktgedrag? Hoe ziet dat eruit? 
Alle betrokken partijen bij het aangaan van nieuwe schoonmaakcontracten zijn
medeverantwoordelijk voor de wijze waarop arbeidsvoorwaarden, arbeidsinhoud en
arbeidsomstandigheden zijn georganiseerd. Alle partijen kunnen ervoor zorgen dat
werkomstandigheden fatsoenlijk zijn. De principes van maatschappelijk verantwoord
ondernemen moeten zijn toegepast. Zorg dat de schoonmakers en het
schoonmaakbedrijf onder dezelfde omstandigheden kunnen werken als de eigen
medewerkers.

Wat is houdt de code Verantwoordelijk Marktgedrag in?
De Code Verantwoordelijk Marktgedrag is een gedragscode voor de
schoonmaakbranche. De code heeft als doel de marktverhoudingen in de branche te
verbeteren. In de code is vastgelegd dat alle betrokken partijen bij de aanbesteding en
opdrachtverlening niet alleen kijken naar de prijs, maar dat juist kwaliteit van de
uitvoering van schoonmaakwerk en de arbeidsomstandigheden moeten worden
meegewogen. In de Code staat duurzaam en maatschappelijk verantwoord
ondernemen centraal. Verantwoord uitbesteden en werk aannemen in de
schoonmaakbranche horen daarbij.

Waarom staan er geen concrete afspraken in de code? Wat is nu wel en wat is
niet in lijn met de code? 
De Code Verantwoordelijk Marktgedrag beschrijft gewenst gedrag. Dit valt niet in harde
getallen uit te drukken. Bovendien worden concrete prijsbeïnvloedende afspraken niet
getolereerd door de NMa.
Het werken conform de code is het werken volgens normaal geldende gedragsregels.
De Code verduidelijkt hoe we in de branche met elkaar om willen gaan. We willen zo
veel mogelijk nastreven dat iedere partij handelt in de geest van de Code. De
bedoelingen zijn helder. Partijen zullen onderling volwassen afspraken moeten maken.
Met best practices willen we een concretere invulling gaan geven. Hierin komen de
bedoelingen van de code naar voren.

Wat houdt de economisch meest voordelige inschrijving in ten opzichte van de
laagste prijs?
Dit houdt in dat een inschrijving beoordeeld moet worden op de meest gunstige
verhouding tussen kwaliteit en prijs. Bij het criterium van de laagste prijs wordt de
kwaliteit in de beoordeling buiten beschouwing gelaten. De prijs alleen zegt
onvoldoende.

Wat is een realistische prijs voor schoonmaakwerk?
Die kunnen/mogen we niet geven. Het is belangrijk eerste kwaliteitsafspraken te
maken en vervolgens het schoonmaakbedrijf te vragen naar de bijbehorende prijs.

Vraag van aanbestedende dienst / opdrachtgever: Ik neem de code serieus en
wil in mijn aanbesteding/offerteaanvraag rekening houden met de code. Zijn er
voorbeelden van hoe ik dat kan aanpakken?
De kern van de Code is dat er bij het gunnen van schoonmaakwerk niet alleen naar de
prijs gekeken wordt maar ook naar de kwaliteit. Het gaat dus om een goede kwaliteitsprijsverhouding.
De Codecommissie gaat een aantal goede voorbeelden van hoe je prijs en kwaliteit
kunt uitvragen en afwegen verzamelen en publiceren. Ook OSB zal hier een publicatie
over uitbrengen die naar verwachting in september zal verschijnen. OSB werkt
daarnaast aan een 10-puntenlijst om in gesprekken te gebruiken.
Via Pianoo wisselen inkopers van aanbestedende diensten kennis en ervaringen op dit
gebied uit. Op de site van Pianoo (www.pianoo.nl) verschijnen tips en voorbeelden.

Staat er in de gedragscode van OSB hetzelfde als in de Code Verantwoordelijk
Marktgedrag?
De OSB gedragscode is bedoeld om het gedrag en de bedrijfsuitoefening van een
OSB-lid in het maatschappelijk verkeer te bepalen. De Code Verantwoordelijk
Marktgedrag is breder en beschrijft gewenste gedragingen bedoeld voor
opdrachtgevers, werkgevers, werknemers en makelaars. Het doel is om een
gedragsverandering in de markt teweeg te brengen. 

Procedureel 
Wie controleert er op de naleving van de Code?
Door ondertekening bent u zelf verantwoordelijk geworden voor naleving van de Code.
De Codecommissie, die de Code heeft ontwikkeld, blijft actief. Deze commissie
ontvangt actief en passief signalen over het niet naleven van de Code. Op basis
daarvan zal de Codecommissie een gesprek aangaan met de betreffende partij. Zo
nodig zal daarover ook naar buiten worden gerapporteerd.
Let erop dat niet naleving ook aanleiding kan zijn voor vakbonden om actie te voeren
bij uw bedrijf of bij uw opdrachtgever.
OSB zal gaan controleren op de naleving van de Code via de controles die behoren bij
het OSB-Keurmerk, dat vanaf 2012 van start zal gaan.

Waar kan ik klachten indienen over niet naleving van de Code?
Als OSB-lid kunt u terecht bij OSB. OSB verzamelt de klachten en zal bij voldoende
informatie deze klachten doorspelen aan de Codecommissie. OSB zal ook zelf initiatief
kunnen nemen voor een gesprek met de betreffende partij. In geval van een klacht
verzoeken wij u om ook te vermelden om welk schoonmaakbedrijf en welke
opdrachtgever het gaat. Opdrachtgevers kunnen terecht bij de Codecommissie.

Ik wil de Code ondertekenen, hoe moet ik dat doen?
U kunt contact opnemen met het secretariaat van de Commissie Verantwoordelijk
Marktgedrag. Dat kunt u doen door dit contactformulier in te vullen op de website
www.codeverantwoordelijkmarktgedrag.nl.

Is de Codecommissie onafhankelijk als het gaat om afwikkeling van een klacht?
Er zitten immers partijen in de commissie (zoals schoonmaakbedrijven of
intermediairs) waar de klacht betrekking op heeft.
Vooralsnog blijft de voorzitter van de Codecommissie – Kees Blokland - de persoon
die de klachten gaat onderzoeken. Blokland is onafhankelijk en niet verbonden aan
partijen die in de commissie deelnemen. Noch is hij verbonden aan andere
markpartijen die in de schoonmaakbranche actief zijn. Blokland hoeft ook geen
verantwoording af te leggen/toestemming te vragen aan de commissie. Daarbij komt
dat de Code geen juridisch document is waar rechten aan ontleend kunnen worden.
Als blijkt dat een OSB-lid handelt in tegenspraak met de Code, kan OSB het lidbedrijf
daar wel op aanspreken, en uiteindelijk sanctioneren. Dit zal gedaan worden via de
lidmaatschapseisen en het OSB-Keurmerk.

Klachtenafhandeling  
Ik heb geconstateerd dat een schoonmaakbedrijf een te lage prijs hanteert.
Kunnen ze hierop aangesproken worden?
Nee. In principe niet. Het staat elk bedrijf vrij om een prijs te hanteren en de
Mededingingswetgeving (NMa) verbiedt dat er een bodemtarief afgesproken wordt.
Daarbij komt dat enkel op prijs, niet afgelezen kan worden wat de inhoud en kwaliteit
van het werk is. Het is wel verstandig om dit te melden zodat dit bijgehouden kan
worden. Als een bedrijf namelijk structureel te lage prijzen aanbiedt, kan dat wel
aanleiding zijn om vraagtekens te zetten bij aspecten zoals die in de Code
omschreven staan. Hier kunnen de bedrijven vervolgens wel weer op aangesproken
worden. 

Bedrijf x schrijft in voor prijs y. Dat kan toch niet! OSB wat ga je hier aan doen?
In de Code Verantwoordelijk Marktgedrag staat beschreven dat opdrachtgunning niet
alleen om prijs gaat. Stel eerst de kwaliteitsafspraken op. Belangrijk is dat de kwaliteit
inclusief controle en handhaving goed beschreven staat. Nakomen van afspraken is
belangrijk. De opdracht moet door de werknemers op een normale wijze uitgevoerd
kunnen worden. De prijs moet het resultaat zijn van de gemaakte kwaliteitsafspraken.
We vernemen graag signalen als de kwaliteitsafspraken niet helder zijn of niet
nagekomen (kunnen) worden. We zullen in eerste instantie signalen over OSB-leden
die niet volgens de Code werken noteren en bespreken met betreffend lid. Het is aan
de commissie Code Verantwoordelijk Marktgedrag om misstanden aan te pakken.
OSB zal na invoering van het OSB-Keurmerk de gestelde criteria gaan controleren.
Certificerende instanties zullen dan desgevraagd en/of periodiek gepland oordelen.
Spreek opdrachtgevers er vooral op aan als de prijs niet deugt. In een commerciële
afspraak wordt gewerkt met prijzen die boven de kostprijs liggen.

Ik word geconfronteerd met een aanbesteding, waarin uitsluitend wordt gegund
op prijs. Wat kan ik hier aan doen?
Aanbesteden kan op twee manieren: op de laagste prijs en op de Economisch Meest
Voordelige Inschrijving (ENVI). Bij een ENVI-aanbesteding gaat het om de gunstigste
kwaliteits-prijsverhouding. Gunnen op laagste prijs is dus wettelijk toegestaan, maar in
het licht van de Code niet wenselijk. U zou tijdens de inlichtingenfase de aanbestedende
dienst/intermediair kunnen wijzen op het bestaan van de Code en vragen of hij zich
hieraan ook wil conformeren (er moet dan formeel in de nota van inlichtingen worden beantwoord).
Als u OSB over een dergelijke aanbesteding informeert, zullen wij de aanbestedende
dienst/intermediair ook informeren over de Code. 

Toepassing code / advies voor leden 
Moet ik nu mijn beleid gaan aanpassen in verband met de code?  
De Code is een richtlijn voor gedrag in de schoonmaakbranche. Als u uw beleid al
conform de Code uitvoert, hoeft u niets te wijzigen. Mochten er punten zijn die niet
overeenkomen met de punten in de code, besteed daar dan aandacht aan en wijzig
uw beleid op die punten.

Wat moeten we tegen onze opdrachtgever vertellen over de Code? Hoe zorgen
we ervoor dat deze gaat werken?
Leg vooral uit waarom de Code is ontstaan. Een te ver doorgevoerde
concurrentiestrijd heeft geleid tot ongewenste situaties, ongewenst gedrag van
marktpartijen. Daarom is beschreven hoe we met elkaar om willen gaan. Wat is er
belangrijk als je over een schoonmaakcontract praat?
Richt je eerst op de kwaliteitsafspraken en ga vervolgens een commerciële afspraak
maken.
Met een 10-puntenlijst zullen we een concreet instrument ontwikkelen wat je kunt
gebruiken in het gesprek met de (potentiële) opdrachtgever. Ga vooral het gesprek
aan. En vergeet niet om samen met de opdrachtgever de code daadwerkelijk te
ondertekenen. Dit formele moment is een goed signaal naar de buitenwereld.
Naar verwachting verschijnt in september een publicatie over goede voorbeelden van
hoe je prijs en kwaliteit kunt uitvragen en afwegen.

Hoe promoot ik de code bij mijn opdrachtgever?
OSB heeft voor haar leden een speciale publicatie gemaakt waarin kort uitgelegd
wordt wat van alle partijen verwacht in de Code. Bij elk boekje zitten certificaten, zodat
het schoonmaakbedrijf en de opdrachtgever de Code kunnen ondertekenen.