De ervaringen die wij toegestuurd kregen, bleken veelal te maken te hebben met de aanlevering die niet goed verloopt, de controle met UWV bestanden aan het begin van het jaar en communicatie van Cordares naar de werkgever.

OSB begrijpt dat er bij de overgang naar een nieuwe pensioenuitvoerder tijd nodig is om het systeem goed ingeregeld te krijgen. Tegelijkertijd vindt OSB dat werkgevers met terechte vragen daarover bij Cordares terecht moeten kunnen. Juist die communicatie verloopt niet altijd goed en dat baart OSB zorgen.

OSB heeft daarom de ervaringen besproken met Cordares. Dat heeft geleid tot concrete afspraken met Cordares om gerichter en actiever in te spelen op de problemen die werkgevers ervaren. Kan uw probleem niet direct aan de helpdesk  van Cordares worden opgelost dan bestaat er de mogelijkheid om door te worden geschakeld met een deskundige binnen Cordares die op dossierniveau het probleem kan aanpakken en bespreken. Lukt dat niet of niet naar tevredenheid, meldt dat aan OSB zodat wij dat alsnog kunnen regelen.

Hieronder volgt een algemene toelichting op onduidelijkheden die veel voorkomen.  De werkgevers die gereageerd hebben op de uitvraag van OSB, worden door Cordares benaderd en daarvoor wordt een oplossing op maat gezocht. 

De meest voorkomende vragen
De vragen waar werkgevers voor naar de helpdesk van Cordares bellen, zijn grofweg in te delen in twee groepen:

Vragen over de jaarloonopgave 2009 en eerdere jaren.
Vanaf 1 januari 2010 voert Cordares namens het pensioenfonds de pensioenregeling voor het Schoonmaak-en Glazenwassersbedrijf uit. Tot die tijd werd dit gedaan door Syntrus Achmea (Interpolis).

Niet alleen de uitvoerder is gewijzigd, ook de aanleversystematiek voor de premie is veranderd. Tot en met 2009 diende de premie per kwartaal op voorschotbasis betaald te worden. Controle en verrekening kon pas na indiening van de jaarloonopgave plaatsvinden.  Vanaf 1 januari 2010 levert de werkgever de premie-gegevens aan per periode/maand en op basis van die aangeleverde gegevens wordt een factuur gemaakt.  Beide systematieken verschillen veel.

Cordares heeft voor de verwerking van de jaarloonopgaven van 2009 en eerder het systeem van Interpolis moeten nabouwen. Dit is pas volledig operationeel na 1 oktober 2010. Dit houdt in dat correcties over 2009 en/of eerdere jaren pas mogelijk zijn na de datum. Wellicht heeft u wel een factuur ontvangen over 2009 en/of eerdere jaren. In dat geval dient u het deel te betalen waarvan u meent dat dat terecht is. Over het deel dat u betwist, dient u na 1 oktober 2010 correcties door te voeren.

Vragen over de aanlevering 2010
Vanaf begin 2010 moeten werkgevers over iedere periode/maand een opgave van de loon en premie (OLP) doen. Dit was wennen, omdat de systematiek anders is dan werkgevers voorheen gewend waren.  De helpdesk ontving aan het begin van 2010 zo’n 1500 telefoontjes per week van werkgevers. Dat aantal is nu afgenomen en ligt rond de 1000 per week.   

Vergelijking bestanden
Om een goede start te kunnen maken, heeft Cordares aan het begin van 2010 een aantal acties uitgevoerd om de gegevens van werknemers correct in het systeem te verwerken. Niet in alle gevallen waren de gegevens die van Interpolis kwamen correct. Om een correct werknemersbestand te krijgen, heeft  Cordares per werkgever het werknemersbestand vergeleken met het bestand dat het UWV heeft.

Hierdoor ontving u aan het begin van het jaar ter controle lijsten met gegevens van werknemers. U had de mogelijkheid om deze te corrigeren en aan Cordares terug te sturen. In het geval u dat niet gedaan heeft, is Cordares er van uit gegaan dat deze werknemers in dienst zijn bij u. De meeste werkgevers hebben hierop gereageerd. Deze vergelijking was eenmalig noodzakelijk.

Correcties
Veel werkgevers bellen om per telefoon correcties door te voeren. Vaak is het antwoord dat dit niet mogelijk is. Dit kan onvriendelijk overkomen maar daar is een goede reden voor. Voor alle correcties moet een bewijs op papier aanwezig zijn. Dit heeft te maken met regels die vanuit de pensioenwet gesteld worden aan de pensioenadministrateur. Door correcties via de OLP aan te leveren ontstaat dat bewijs.  Dit is de meest gangbare manier. Er kan u aan de telefoon ook gevraagd worden om de correctie per mail te melden.

Incasso & rentenota
Er zijn door het pensioenbestuur strikte regels afgesproken rondom incasso. Het kan op enig moment voorkomen dat u een rentenota ontvangt. U ontvangt een rentenota bij niet aanleveren of een te late aanlevering van de OLP. Ook voor een te late betaling van een factuur ontvangt u een rentenota. Rentenota’s dient u zelf over te maken aan Cordares en worden niet automatisch geïncasseerd.
Indien u het niet eens bent met een rentenota kunt u bezwaar maken. Het advies is wel om de rentenota te betalen als u bezwaar hebt ingediend. Bezwaar is namelijk geen uitstel tot betaling.

Niet gewerkt, toch aangifte
Heeft u een werknemer die in een periode/maand niet gewerkt heeft of geen loon heeft ontvangen? U dient dan toch een aangifte te doen voor deze werknemer. U kunt dan een nul-aangifte doen en met de juiste code aangeven waarom er geen loon is betaald (bijv. onbetaald verlof, detentie,  etc.).  Doet u dit niet, kunt u over deze werknemer over die periode een opgelegde nota krijgen. 

Vragen?
Helpdesk OSB: 0800 - 22 65 456
Helpdesk Cordares: 020-583 51 50